Jak vybrat účetní software a proč ho nainstalovat na vzdálený server

Firmy, které si zpracovávají účetnictví interně, se dnes už bez pořádného účetního software neobejdou. Excelové tabulky nebo dokonce papírové sešity jsou neefektivní a ve výsledku práce nad nimi strávená stojí mnohem více peněz než licence účetního software.

Nejrůznějších účetních programů existuje na českém trhu celá řada a zorientovat se v nich není vždy jednoduché. Výběr toho pravého řešení je přitom pro firmu zcela zásadní. Pokud zvolí správně, získá užitečného pomocníka, který jí bude sloužit mnoho let. V opačném případě však software přinese jen další starosti a při přechodu ke konkurenci se, kromě samotného výběru a implementace, musí ještě řešit přenos dat ze starého řešení.

Na co si dát při výběru účetního software pozor?

Při výběru účetního software je klíčové ujasnit si své požadavky. Ty se liší společnost od společnosti a nelze univerzálně říct, který program je nejlepší. Co tedy při výběru zvažovat?

Rozhodujícím faktorem číslo jedna je velikost firmy. Živnostníci a malé firmy si vystačí i s jednoduššími aplikacemi na tvorbu faktur. Jako příklad lze uvést iDoklad – nejrozšířenější systém pro účetnictví v Česku. Aplikace iDoklad umožňuje přehledně skladovat vydané a přijaté faktury, vytvářet z nich užitečné reporty nebo hledat málo spolehlivé zákazníky a dodavatele. Celý systém iDoklad běží online, je dostupný z mobilu a dovoluje vytvářet různé uživatelské přístupy, například pro vaši účetní.

Větší firmy ovšem potřebují robustnější řešení s pokročilými funkcemi. Vyplatí se také zvážit, jestli se očekává, že firma bude v následujících letech expandovat, nebo zda její velikost bude přibližně konzistentní.

Účetní programy jsou totiž nezřídka nabízené ve více verzích, které jsou vhodné pro různě velké firmy. Začít tak lze na startovacím balíčku a postupně, s růstem firmy, přecházet na pokročilejší verze stejného programu. V rámci jednoho dodavatele si totiž v budoucnu ušetříte mnoho starostí s převodem dat do jiného systému.

Funkce, rozhraní i podpora vám musí vyhovovat

Dalším stěžejním bodem při rozhodování jsou samozřejmě funkce účetního programu. Mezi ty základní patří například vytváření faktur, daňová evidence, podvojné účetnictví nebo zpracování mezd. Pokročilejší nástroje pak umožňují třeba nejrůznější analýzy a reporty, vést knihu jízd nebo propojení s e-shopem, pokladnou, skladovým systémem či jiným software.

Rozhodně ale nelze říct, že by vždy platilo pravidlo „čím více, tím lépe“. Funkcionalit by mělo být zkrátka tak akorát. Měly by pokrýt vše co potřebujete, ale zároveň jich nesmí být přespříliš. V takové chvíli totiž ztrácí program na přehlednosti, je nutné mu věnovat více času a v neposlední řadě může být kvůli své nadbytečné robustnosti pomalejší.

Někteří dodavatelé účetních programů proto raději nabízejí různé doplňky a pluginy, kterými lze funkce programu rozšířit. Příkladem může být Pohoda – jeden z nejoblíbenějších účetních software v Česku, pro nějž existuje celá řada takových doplňků.

Ujasněte si také, kolik lidí a jak často bude software využívat a zda potřebují různé úrovně přístupu. S tím také souvisí přívětivost uživatelského rozhraní. Bude nutné zajistit školení, nebo je ovládání dostatečně intuitivní? Jsou budoucí uživatelé technicky zdatní, nebo zvládají jen základní práci s počítačem? To jsou otázky, které je nutné zvážit. Z mnohých recenzí například vyplývá, že rozhraní Money S3 je o něco jednodušší než u Pohody.

Naopak, co se týče podpory, vychází o něco lépe servis společnosti Stormware, která provozuje Pohodu. Svým zákazníkům poskytuje nejen vícekanálovou zákaznickou linku, návody a FAQ, ale nabízí také videotutoriály nebo školení a semináře. Právě dostačující úroveň podpory je další nezbytnou vlastností účetních systémů.

Jeden z tutoriálů firmy Stormware. Podobných videí najdete na jejich Youtube kanálu stovky. Zdroj: Youtube

Proklepnout si dodavatele do detailu se vyplatí

Ač by to mělo být samozřejmostí, tak pro jistotu připomínáme – ověřte si, zda dodavatel aktualizuje software, a to jak po technické stránce, tak po té legislativní. Příkladem může být nedávná změna ve výpočtu daní z příjmu, která začala platit velmi rychle a ekonomické systémy tak neměly mnoho času funkci implementovat. Jedná se přitom o zcela zásadní funkcionalitu, jejíž absence by účetnictví firem značně komplikovala.

Ve výběru toho pravého ekonomického software vám pomůžou také reference. Dodavatel by měl mít mezi zákazníky firmy, jež se svým profilem podobají té vaší. Vzhledem k tomu, že účetní program vybíráte na mnoho let dopředu, je užitečné se podívat i na stáří firmy, důvěra v nestabilní start-upy se může vymstít.

Ke škodě není si projít i různá fóra s názory uživatelů. Pozorně byste si měli pročíst také obchodní podmínky a například zjistit, jak se dodavatel staví k odpovědnosti za způsobené chyby, a co všechno smluvně garantuje.

Pohoda, Money S3 i další účetní programy navíc běžně nabízí vyzkoušení svého software zdarma na omezený čas. Toho doporučujeme využít a otestovat si, který software splňuje všechny požadavky po funkční, uživatelské i technické stránce.

Nasazení účetního software: na PC nebo server?

Ve chvíli, kdy už víte, že je to ten pravý, je na čase udělat další krok. Kdyby se jednalo o partnera, je na místě koupit prsten. Pro účetní software je ale vhodnější vybrat vyhovující hardware. Ani to ale není zcela jednoduché a opět záleží na více faktorech.

V prvé řadě si zjistěte, jaké má daný účetní software technické požadavky. Například oblíbené programy Pohoda a Money S3 jsou spustitelné jen na operačním systému Windows. Respektive jejich instalace na jiný operační systém je komplikovaná a příliš se nedoporučuje, protože program nemusí pracovat spolehlivě. Všechny technické požadavky na instalaci lze zpravidla nalézt na stránkách dodavatele.

Další zásadní otázkou pak je, jestli sáhnout po krabicovém řešení a instalovat účetní program na osobní počítač všem, kteří budou program využívat, nebo zvolit nasazení na vzdálený server či cloud.

Ačkoliv se z hlediska měsíčních nákladů může zdát, že instalace do počítačů zaměstnanců vyjde levněji, v mnoha případech tomu tak být nemusí. Nutné je totiž vzít v úvahu celou řadu skrytých nákladů a rizik, které lze v případě serverového nebo cloudového řešení zmírnit nebo úplně eliminovat. Proč tedy doporučujeme instalaci na vzdálený hardware?

1. Nasazení a údržba software
Nainstalovat účetní program na server stačí jednou a následně je možné všem zaměstnancům jen udělovat nebo odebírat přístupy. V případě krabicového řešení se musí software instalovat každému zaměstnanci zvlášť. Za licence na jednotlivé počítače se navíc často připlácí.

Zejména při početnějším účetním či finančním oddělení nebo jejich vyšší fluktuaci zabírají neustálé instalace dost času. Zapomínat nelze ani na starosti s jejich aktualizací. V případě serverového řešení se celá údržba software provede jednoduše centrálně nebo se dokonce může přenechat profesionálům, jako tomu je například při využívání služby managed server.

2. Hardware a jeho údržba
Robustní účetní software má i určité požadavky na hardware, které nemusí běžné kancelářské notebooky splňovat. Nákup výkonnějších počítačů pro celé účetní oddělení se pak pěkně prodraží. Na první pohled se sice může zdát, že se jedná o jednorázovou investici, ale počítače i notebooky zastarávají a software, včetně toho účetního, se vyvíjí, takže kompletní hardwarová obměna musí proběhnout každých několik let. K tomu je nutné přičíst také neplánované opravy.

V případě serveru či cloudu je situace odlišná. Platí se pravidelný měsíční paušál, který zahrnuje i údržbu a kontrolu hardware. V případě, že se něco pokazí, poskytovatel bez dalších poplatků vše opraví, aby zaručil slibovaný výkon a dostupnost. O zásahu techniků a administrátorů se většinou ani nedozvíte, protože dokáží své úkony naplánovat tak, aby vše proběhlo plynule a bez výpadku.

Technik z MasterDC provádí údržbu serveru.

3. Přístup odkudkoliv a z čehokoliv
Jedno krabicové řešení rovná se přístup z jednoho konkrétního zařízení. U serveru nebo cloudu je tomu ale jinak. K účetnímu programu se připojíte z jakéhokoliv zařízení, které má přístup k internetu. Velkou výhodou je, že nezáleží ani na operačním systému koncového zařízení, do programu se dostanete z Linuxu, iOS i Androidu.

Není tak problém udělit novým zaměstnancům oprávnění, dát přístup externí účetní firmě nebo se připojit z osobního notebooku na dovolené. Výhoda je to také v případě home office, ať už nuceného nebo dobrovolného.

4. Zabezpečení důležitých a citlivých dat
To nejdůležitější jsme si nechali na konec. Do účetních programů se zavádí velmi citlivá a strategická data, která by rozhodně neměla uniknout. Mít tak účetní software nainstalovaný u několika zaměstnanců je zbytečné riziko. Co se týče IT bezpečnosti, tak lidská chyba patří mezi ta vůbec nejčastější zranitelná místa.

Může se například stát, že někdo z účetního oddělení nechtěně do svého počítače stáhne škodlivý kód, který bude data z programu odesílat třetím stranám. To se u programu nainstalovaném na vzdálené IT infrastruktuře nestane. V případě managed služeb je server nebo cloud navíc pod neustálým odborným dohledem. Zkušení administrátoři také včas provádí všechny potřebné systémové aktualizace, což méně technicky zdatní zaměstnanci občas opomíjejí. Pravidelné aktualizace systému jsou však k zajištění dostatečné bezpečnosti nezbytné.

Na výběru poskytovatele hostingu záleží

Výše zmíněné ale platí jen tehdy, pokud si vyberete toho správného partnera pro hosting účetního software. Poohlédněte se po někom, kdo má k dispozici stabilní tým techniků a administrátorů, kteří nonstop monitorují a spravují hostingové služby. Ideální je, když vám firma umí poskytnout řešení šité na míru a pečuje o vaši IT infrastrukturu tak, že vůbec nevíte, že nějakou máte. Právě takové pohodlí vám v MasterDC nabízíme.